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ビジネスで報告書を作成することは多いと思います。1日、1週間、1か月と定期的に提出する業務報告書、営業やプロジェクトの進捗報告書、不定期に出張毎や研修ごとに提出する報告書など種類はさまざまです。

報告書は、毎日四六時中そばで監視しているわけではない上司に自分の成果や学び、進捗などを伝える手段です。評価の際の資料にもなります。

報告の内容はさまざまあり、まとめにくいと感じて作成に時間が掛かる人も多いかもしれませんが、報告書はどのようなポイントを押さえれば、効果的に効率的に作成できるのかを説明していきましょう。

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報告書の書式やスタイルを一貫させておけば、提出が必要になって1から考えるより断然容易になります。職場によってはテンプレートの準備があるところもあるでしょう。もしなければ、自分で作ってしまいましょう。

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報告書の種類や誰が読むのかによって、詳細の内容や項目は若干異なってきます。どんな種類の報告書でも毎回記載事項や場所が統一されていると読み手にとっては内容を掌握しやすくなるのです。

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報告する事柄に沿って読み手はその後の方針や対策、フォロー策を考えます。内容が事実と異なっていたり、データに間違いがあったりすると、その後の企業や業務に大きく支障をきたしてしまうことになります。

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また、日付、期間、数量など具体的に表現できるものは客観的に数字化することで読み手の助けになります。図や表で表すことで見やすくなるようなら積極的に使用します。

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また、記載の後に提出前に、求められている事柄が入っているか、その事柄に間違いがないかを入念にチェックする習慣もしっかりつけておきましょう。上層部への報告書なら、近い上司や同僚の目を借りて再チェックしてもらってもいいでしょう。

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数多くの書類に目を通していると思われる上層部への報告書は、できるだけ簡素化し、重要事項が一目で把握できるように記載します。冗長な文章は不親切です。

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一方、一緒に仕事をしている近い人たちへの報告書なら、同じ業務を行っているので詳細の手順や方法の記載がある方がシェア内容として役に立つことも多くなるでしょう。

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顧客の場合は、自社の内部事情の記載には慎重になりましょう。伝えるべきことを簡潔に記すことが大切です。

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全体的に一文は80文字前後が最大文字数と考えておきましょう。また「もの」「こと」「という」「など」が多くならないように気を付けます。箇条書きでは体言止めで表現すると短くなるばかりでなく印象度も強くなります。

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業務報告書であれば目標に対する進捗、進歩、問題ごとのような現状を伝えることが主な目的となるでしょう。研修報告書であれば、得られた成果や学びがどんなもので、今後どのように活かすのかが求められています。

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ポイントを意識して作成する報告書と、意識しない報告書では雲泥の差が出ます。

基本を押さえれば、そんなに難しく考えて作成する必要はありません。正確な事実と素直な所感で構成して毎回の報告で、的を射た良い報告書をぜひ作り上げてください。

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